Các Vấn Đề Thường Gặp Phải Khi Làm Kế Toán Trong Ngành F&B Và Cách Giải Quyết

Ngành F&B (Food and Beverage) là một trong những ngành kinh doanh sôi động và hấp dẫn nhất hiện nay. Tuy nhiên, để quản lý và điều hành một cửa hàng, nhà hàng hay quán ăn một cách hiệu quả, không chỉ cần có kỹ năng phục vụ khách hàng, mà còn cần có kỹ năng kế toán để kiểm soát tài chính và thuế. Trong bài viết này, Webketoan sẽ giới thiệu về các vấn đề thường gặp phải khi làm kế toán trong ngành F&B, cũng như cách giải quyết chúng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. 

Giới thiệu 

Kế toán là một công việc quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong ngành F&B. Kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình tài chính, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, vốn, thuế, v.v., mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, kế toán cũng giúp doanh nghiệp có được những thông tin cần thiết để ra quyết định, lập kế hoạch, đánh giá hiệu quả và cải tiến hoạt động kinh doanh. 

Tuy nhiên, làm kế toán trong ngành F&B không phải là một công việc dễ dàng. Ngành F&B có nhiều đặc điểm riêng biệt so với các ngành khác, như tính chất hàng hóa dễ hỏng, biến động giá cả thường xuyên, số lượng giao dịch lớn và phức tạp, yêu cầu chất lượng và an toàn cao, v.v. Do đó, kế toán viên trong ngành F&B phải đối mặt với nhiều vấn đề và thách thức trong công việc của mình. 

Các vấn đề thường gặp phải khi làm kế toán trong ngành F&B, cũng như cách giải quyết chúng. 

1. Vấn đề về hóa đơn 

Trong ngành F&B, việc xuất hóa đơn là vấn đề liên quan đến việc xuất, lưu trữ, quản lý và kiểm tra hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ăn uống cho khách hàng. Việc xuất hóa đơn cho khách hàng là rất quan trọng, bởi chúng là chứng từ có giá trị pháp lý và thuế mặt bằng, cũng như cơ sở để tính toán doanh thu. Không chỉ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của doanh thu, mà hóa đơn còn để tuân thủ các quy định thuế. Việc thực hiện quy trình chính xác, đầy đủ và kịp thời là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh F&B. 

Hiện nay có hai loại hóa đơn chính là hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được sử dụng trong ngành F&B. Hai loại hóa đơn này đều được quản lý chặt chẽ bởi cơ quan thuế.  

Tuy nhiên, có nhiều vấn đề gặp phải không theo quy định của pháp luật như:  

• Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ doanh nghiệp/cửa hàng không xuất hóa đơn cho khách hàng, xuất sai thông tin, xuất hóa đơn trễ hạn, sử dụng hóa đơn để xuất không đúng với yêu cầu thông tin của cơ quan thuế. Các trường khách hàng không yêu cầu hóa đơn, hoặc yêu cầu hóa đơn không đầy đủ, đúng thông tin, hoặc yêu cầu hóa đơn sau khi thanh toán. Điều này gây khó khăn cho việc lập sổ sách và báo cáo thuế của doanh nghiệp. 

• Việc lưu trữ và quản lý hóa đơn không an toàn và hiệu quả bao gồm việc mất, mờ nhạt, rách hoặc thiêu rụi hóa đơn giấy; không sao lưu hoặc bảo mật hóa đơn điện tử; và không kiểm tra và xác minh tính xác thực của chúng. Việc kiểm tra kế toán, kiểm tra thuế và giải quyết tranh chấp có thể bị ảnh hưởng bởi những việc này. 

• Không nắm rõ các quy định mới về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 18/06/2021 của Bộ Tài chính. 

Cách giải quyết: Kế toán viên cần thực hiện việc xuất hóa đơn cho khách hàng một cách nghiêm túc và chính xác, theo dõi và lưu trữ các hóa đơn đã xuất, và nhắc nhở khách hàng yêu cầu hóa đơn trước khi thanh toán.  

Đầu tư vào các thiết bị và phần mềm hỗ trợ việc xuất, lưu trữ, quản lý và kiểm tra hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn. Bảo mật và sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử để các bên thứ ba không thể truy cập vào chúng. 

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định mới của Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Thường xuyên cập nhật và tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn, tránh vi phạm và bị xử phạt. 

2. Vấn đề về chi phí 

Ngành F&B có nhiều loại chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động như: chi phí gốc, chi phí lao động, chi phí bán hàng, chi phí hoạt động, v.v. Việc kiểm soát và phân bổ các chi phí này một cách hợp lý là điều cần thiết để tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp các chi phí không được ghi nhận đầy đủ hoặc không được phân loại theo đúng tiêu chuẩn kế toán. Điều này gây ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và thuế của doanh nghiệp. 

Cách giải quyết: Kế toán viên cần thiết lập một hệ thống ghi nhận và theo dõi các chi phí một cách kịp thời và chặt chẽ, áp dụng các tiêu chuẩn kế toán để phân loại các chi phí theo tính chất và mục đích sử dụng. 

Áp dụng các công cụ, phần mềm quản lý hiện đại, cũng như áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS) nâng cao chất lượng minh bạch báo cáo tài chính. 

Áp dụng các biện pháp tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí trong từng hoạt động của nhà hàng như: mua sắm nguyên liệu theo nhu cầu thực tế, tiết kiệm điện nước,... 

Ngoài ra, kế toán viên cũng cần phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra và duyệt các chứng từ chi tiêu. 

3. Vấn đề về tồn kho 

Ngành F&B có nhiều loại hàng hóa cần được nhập và xuất kho, như thực phẩm, đồ uống, dụng cụ, v.v. Việc quản lý và kiểm kê tồn kho một cách chính xác và thường xuyên là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng và an toàn của hàng hóa, cũng như để tránh lãng phí và mất cắp. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp tồn kho không được ghi nhận đúng số lượng hoặc giá trị, hoặc có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, có sự thất thoát khi kiểm kê hàng hóa, hàng quá đát và hết hạn. Điều này gây ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và thuế của doanh nghiệp. 

Cách giải quyết: Kế toán viên cần thiết lập một hệ thống nguyên tắc quản lý và kiểm kê tồn kho một cách khoa học và hiệu quả, áp dụng các phương pháp định giá tồn kho theo đúng tiêu chuẩn kế toán. Ngoài ra, kế toán viên cũng cần phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra và điều chỉnh các sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. 

4. Vấn đề về nhân lực 

Ngành F&B là một ngành lao động chủ yếu, yêu cầu nhiều nhân viên có kỹ năng và trình độ chuyên môn cao, như đầu bếp, pha chế, phục vụ, quản lý, kế toán, v.v. Việc tuyển dụng, đào tạo, giữ chân và đánh giá hiệu quả của nhân viên là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp trong ngành này. Ngoài ra, việc tính lương, thuế, bảo hiểm và các khoản phụ cấp cho nhân viên cũng là một công việc phức tạp và cần sự chính xác cao. 

Cách giải quyết: Kế toán viên cần hợp tác với bộ phận nhân sự để thiết lập một hệ thống quản lý nhân lực một cách hiệu quả và công bằng, áp dụng các tiêu chuẩn kế toán để ghi nhận và thanh toán các khoản thu nhập và chi phí liên quan đến nhân viên. Ngoài ra, kế toán viên cũng cần phối hợp với các bộ phận khác để tạo môi trường làm việc thân thiện và hỗ trợ nhân viên, đào tạo và nâng cao kỹ năng cho họ. 

5. Vấn đề về thuế 

Ngành F&B là một ngành có nhiều loại thuế liên quan, như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT), thuế thu nhập cá nhân (PIT), thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, v.v. Việc tính toán và nộp các loại thuế này một cách đúng hạn và đúng luật là điều cần thiết để tránh các hậu quả pháp lý và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp các loại thuế không được tính toán hoặc nộp đúng cách, hoặc có sự thay đổi của các quy định thuế. Điều này gây khó khăn cho việc tuân thủ và quản lý thuế của doanh nghiệp. 

Cách giải quyết: Kế toán viên cần nắm rõ và cập nhật các quy định thuế liên quan đến ngành F&B, áp dụng các tiêu chuẩn kế toán để tính toán và nộp các loại thuế một cách chính xác và kịp thời. Ngoài ra, kế toán viên cũng cần tìm kiếm và áp dụng các chính sách ưu đãi hoặc miễn giảm thuế cho doanh nghiệp. 

Kết luận 

Trong bài viết này, Webketoan đã giới thiệu về các vấn đề thường gặp phải khi làm kế toán trong ngành F&B, cũng như cách giải quyết chúng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích trong công việc kế toán của mình. Nếu bạn là người mới quan tâm đến lĩnh vực kế toán trong ngành F&B, hoặc đang làm nhưng nhiều vấn đề còn chưa rõ và giải quyết được. Hãy tham gia ngay khóa học “Kế toán căn bản ngành F&B” để có thể hiểu và tìm được sự hỗ trợ từ thầy cô và đồng nghiệp. Khóa học được giảng dạy bởi giáo viên có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề và đang tư vấn cho các doanh nghiệp làm F&B. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Chúc bạn thành công trong công việc kế toán của mình. 😊 

Nếu bạn có nhu cầu học kế toán hay cần bất kỳ sự hỗ trợ nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số Hotline 028 999 59639 (Bấm phím 0) | thứ 2 – 6 hoặc 036 898 2292 (Zalo Xuân) nhé!